Vervoerders

Scannen: Omdat ‘Verdwenen Pakketten’ Niet de Nieuwe Trend is!

• Open
• Abonneren

---

Triplefabrics

Onderwerp: Verbetering van het Afhaalproces: Het Belang van Scannen bij Afhaling

Naar aanleiding van ons recente overleg willen wij een cruciaal punt onder uw aandacht brengen betreffende het afhandelingsproces van zendingen bij onze leveranciers. Het betreft met name de huidige praktijk waarbij geen bewijs van afhaling wordt verstrekt en geen verplichting tot scannen bestaat. Deze situatie heeft aanzienlijke gevolgen voor zowel ShopsUnited als haar klanten. In deze brief schetsen wij de nadelen van het huidige proces, de voordelen van een verbeterd controlemechanisme door middel van scannen, en de noodzaak voor strategische aanpassing. Nadelen van het Huidige Proces

Onzekerheid en Ondoorzichtigheid: Het ontbreken van bewijs van afhaling en de afwezigheid van een verplichte scan creëren een ondoorzichtige situatie. Dit bemoeilijkt de verificatie van de daadwerkelijke afhaling en verhoogt de kans op geschillen. Hierdoor wordt het lastig om de status van zendingen helder te communiceren naar onze klanten, wat kan resulteren in verminderde klanttevredenheid en negatieve beoordelingen.

Risico op Verlies en Vertraging: Zonder een gestructureerd scanproces kunnen pakketten verloren gaan of vertraging oplopen zonder duidelijke traceerbare reden. Dit kan leiden tot substantiële vermindering van de klanttevredenheid en heeft een schadelijke impact op de reputatie van zowel ShopsUnited als haar klanten.

Juridische Zwakheden: Het ontbreken van een verplichte scan bij afhaling introduceert aanzienlijke juridische zwakheden voor ShopsUnited. Zonder een gedetailleerd bewijs van afhaling kunnen we niet adequaat reageren op claims van verloren of beschadigde zendingen. Dit gebrek aan bewijs maakt ons en ShopsUnited kwetsbaar voor juridische geschillen waarbij wij mogelijk niet in staat zijn om onze verantwoordelijkheid te onderbouwen. De juridische risico's omvatten onder andere het niet kunnen aantonen dat wij aan onze verplichtingen hebben voldaan, wat kan resulteren in een ongunstige uitkomst in rechtszaken en geschillen met klanten of partners. In een situatie waarin wij geen sluitende bewijsvoering kunnen leveren, zullen wij aanzienlijk meer moeite hebben om onze aansprakelijkheid en verantwoording te verdedigen.

Voordelen van een Gecontroleerd Proces door Scannen

Verhoogde Transparantie en Verantwoording:
Door elk pakket verplicht te scannen bij afhaling, creëren wij een volledig traceerbaar proces waarbij elke stap van de verzending wordt gedocumenteerd. Dit verhoogt de transparantie en betrouwbaarheid van het verzendproces, wat leidt tot helderdere communicatie met onze klanten en versterkt hun vertrouwen in onze dienstverlening.

Verbeterde Tracking en Klantenservice: Een gestructureerd scanproces stelt ons in staat om elk pakket nauwkeurig te volgen van afhaling tot aflevering. Dit verbetert onze capaciteit om snel en effectief te reageren op eventuele problemen, hetgeen de klantenservice aanzienlijk optimaliseert en de klanttevredenheid bevordert.

Efficiëntie in Probleemoplossing: Het supportteam van ShopsUnited kan problemen sneller en effectiever oplossen door toegang te hebben tot gestructureerde en gedetailleerde verzendinformatie. Dit verkort de tijd die nodig is voor het oplossen van geschillen en optimaliseert de klantenrelaties, waardoor de operationele efficiëntie toeneemt.

Strategische Voordelen voor ShopsUnited en haar Klanten

Verbeterde Klantenbinding en Marktbescherming: Versterkte Klantrelaties: Door een betrouwbaar en transparant afhandelingsproces te bieden, versterkt ShopsUnited de klantrelaties en bevordert zij klantloyaliteit, wat essentieel is voor het behouden van concurrentievoordeel. Hogere Leverbetrouwbaarheid: Een gecontroleerd proces vermindert de kans op fouten en verlies, wat bijdraagt aan een verbeterde leverbetrouwbaarheid en verhoogde klanttevredenheid > minder klachten over dit punt op de platformen; trustpilot en google reviews etc.

Voordelen voor het Supportteam: Efficiëntie en Effectiviteit: Het supportteam profiteert van snellere probleemoplossing en verhoogde precisie door toegang tot gedetailleerde verzendinformatie, wat resulteert in een efficiënter afhandelingsproces. Gestroomlijnde Communicatie: Heldere en gestructureerde gegevens verbeteren de communicatie tussen het supportteam, klanten en alle betrokken partijen, wat misverstanden voorkomt en de reactietijd versnelt.

Kosten-Batenanalyse

De implementatie van een scansysteem vereist een initiële investering in tijd en middelen, maar de voordelen zijn aanzienlijk:

Voorkoming van Verlies en Vertraging: De investering in een gestructureerd scansysteem voorkomt potentiële verliezen en vertragingen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen op lange termijn en een verbeterde operationele efficiëntie.
Verbeterde Klanttevredenheid: Een betrouwbaar en traceerbaar proces verhoogt de klanttevredenheid, wat resulteert in een sterkere marktpositie en verhoogde klantloyaliteit.
Efficiëntie en Kostenbesparing: De kosten van het implementeren van een scansysteem worden ruimschoots gecompenseerd door de verhoogde operationele efficiëntie en de vermindering van kosten door geschillen en verloren zendingen.

Strategische Aanbevelingen voor Overdracht aan DHL

Om DHL te overtuigen van de noodzaak en voordelen van deze wijziging, stellen wij de volgende strategische punten voor:

Data-ondersteunde Bewijsvoering: Lever concrete data over de huidige problemen en de impact op klanttevredenheid en operationele kosten om de noodzaak van verandering krachtig te onderbouwen.
Benchmarking en Best Practices: Verwijs naar recente succesvolle ICT-projecten bij conculega’s zoals Bol.com en Coolblue, die vergelijkbare scanprocessen hebben geïmplementeerd met aanzienlijke voordelen zoals verbeterde tracking en verhoogde klanttevredenheid.
Proactieve Risicobeheersing: Benadruk hoe een gestructureerd scanproces de risico’s van verlies, vertraging en juridische complicaties minimaliseert door een solide bewijsvoering te bieden.
Winstgevendheid en Operationele Verbeteringen: Toon aan hoe een gestructureerd scanproces leidt tot winstgevende efficiëntie en operationele verbeteringen voor DHL, wat kan bijdragen aan een versterkte samenwerking en gezamenlijk succes.

Wij verzoeken u vriendelijk om deze punten in overweging te nemen en ons te ondersteunen bij de implementatie van een verplicht scansysteem voor alle zendingen. Wij zijn ervan overtuigd dat deze verbeteringen zowel onze interne processen als de klanttevredenheid aanzienlijk zullen verbeteren.